各校友会：

为加强各地校友会组织建设与规范管理，充分发挥校友总会、各地校友会联系服务校友、团结凝聚校友力量的作用，依据《中北大学校友总会章程》和《中北大学关于加强校友工作的若干意见》等文件精神，校友总会修（制）订了一系列校友会组织建设、管理及运行制度，为便于各地校友会了解掌握有关制度，现就有关事项通知如下：

根据校友分布和工作需要，校友总会在地区（各省、自治区、直辖市、相关市、境外、海外）、院（系）、行业等设立校友会。地区级的原则上统一为“中北大学+地区级行政区名称+校友会”的格式；城市级的校友会名称原则上统一为“中北大学+城市行政区名称+校友分会”的格式；计划单列市及校友集中的城市按照地区级的原则命名，实行校友总会和地区校友会双重管理。

 各地校友会理事会由所在地区的校友组成，设会长1人、副会长若干人，可视情况和需要设常务副会长（最多1人）、名誉会长、理事和顾问等。理事会设秘书处作为日常办事机构，秘书处设秘书长1人、副秘书长若干人。理事会每届任期最长不超过5年，会长可连任，年龄不超过70周岁。

成立地方校友会应由发起人（至少5位校友）和部分校友代表组成筹备工作组，参照所属地关于社会团体的管理规定，对成立地方校友会的整体方案进行讨论和策划，向校友总会提交书面申请，包括成立地方校友会的目的意义、具体实施方案、筹备组人员组成及分工等。

（一）发起。发起人（至少5人）和有一定社会资源的校友代表组成“中北大学××校友会成立筹备组”，向校友总会提交筹备组人员信息和具体分工等。（二）审核。校友总会接到筹备组信息后，完成审批备案并在校友总会官方平台对外发布《中北大学××校友会筹建公告》，同时建立“中北大学××校友会”联络群，由校友总会工作人员及筹备组组长担任群管理员。（三）筹备。筹备组广泛收集校友信息，并召开预备会议，形成《中北大学××校友会章程（草案）》，提出会长、副会长、秘书长、副秘书长等理事会人员建议名单，商议成立大会时间、地点、规模、议程等事项，并将成立大会方案、章程草案、机构人员建议名单和收集的校友信息报校友总会审批备案。（四）召开成立大会。筹备组召集所在地区校友召开成立大会。邀请知名校友、校友总会、院系及学校领导出席大会。（五）备案。成立大会后一周内，将《中北大学××校友会章程》及成立大会的相关材料（含校友信息表、议程、主持稿、筹备工作报告、发言稿、新闻稿、会议照片等）报送校友总会备案。各校友会理事会在当届任期内发生的重要事项，如人员变动、章程修改、完成注册、变更主要联系人等，应报请总会批准后，即时补充、修改备案内容。

（一）申请。由现任校友会理事会酝酿换届事项，与校友总会沟通新一届理事会建议名单。条件成熟后，向校友总会提交“关于中北大学××校友会换届的请示”。请示内容包括：本届理事会现状和工作总结，新一届理事会建议名单，报送校友总会审批备案。校友总会接到换届请示后，完成审核并回复《关于同意中北大学××校友会换届的批复》。（二）筹备。各校友分会收到同意换届的批复后，由校友会现任机构人员和新一届理事会拟任人员组成换届工作筹备组，并在校友总会官方平台对外发布《中北大学××校友会换届公告》，换届工作筹备组确定换届大会时间、地点、议程等信息报送校友总会。（三）召开换届大会。换届工作筹备组召集所在地区校友召开换届大会。邀请校友代表、校友总会、院系及学校领导出席大会。（四）备案。换届大会后一周内，将换届大会的相关材料（含校友信息表、议程、主持稿、筹备工作报告、发言稿、新闻稿、会议照片等）报送校友总会备案。

（一）各校友会会旗由校友总会统一制作。各校友分会可以设计会旗等标识，标识中的校徽、校名等母校标识及校友总会标识，应符合学校和校友总会有关规定，并报校友总会审批备案。

（二）各校友会每年应至少召开1次工作会议，举办1次校友联谊活动，并及时将会议或活动内容报送校友总会，增强校友分会活力与凝聚力，激发校友热情和创造力，更好地发现校友、联络校友、服务校友、凝聚校友、发展校友。

（三）各校友会根据校友某一行业类型等建立的下属校友分会，由校友总会及其各地校友会统一管理。下属校友分会名称一般为“中北大学××（地区、院系、行业）校友会××分会”，需通过所属校友会向校友总会备案。

（四）各校友会建立联系群组应坚持正确导向，弘扬社会主义核心价值观，群管理员由秘书处成员和校友总会工作人员担任。各校友会微信群统一命名格式为：中北大学××校友会+群序号（如“中北大学陕西校友会群（1）”）。群内校友应使用真实姓名，统一命名格式为：姓名+班号（或##级+所在院系）+城市+工作单位（有保密需要可省去）（如“王某某+99021B1+太原+中北大学”或“王某某+99级机械工程+太原+中北大学”）。

（一）各校友会不得组织违反国家法律法规和校友总会章程的活动，不得组织或参与有损学校和校友会声誉的活动，主动接受校友总会的业务指导和监督。以各地校友会名义开展的各类活动，须于活动前向校友会总会报批，不得私自以校友会名义开展活动。

（二）各校友会的成立及换届应严格按照相关程序执行，未按照相关程序私自组织开展的成立及换届活动，校友总会可在官方平台发布撤销公告。

（三）各校友会、单位或个人不得私自以校友会名义开展募捐活动，确需进行募捐的，应由地方校友会负责人审批后报总会批准，所募款项、物资等应用于开展校友联谊等活动，活动结束后应及时向校友公示，不得私自将捐赠物、捐赠款项挪作他用。